Тендер на уборку проваливается почти всегда по одной причине: техзадание описывает результат словами «поддержание чистоты», и участники считают его как хотят. В итоге побеждает тот, кто заложил меньше людей. Разбираем, как составить ТЗ, по которому предложения сравнимы, как считать стартовую цену и по каким критериям выбирать победителя.
Структура техзадания
| Раздел | Что в нём |
|---|---|
| Объект | адрес, назначение, режим работы, этажность |
| Экспликация зон | перечень помещений с площадями и типами покрытий |
| Регламент работ | каждая операция с периодичностью по каждой зоне |
| Численность и график | требуемое присутствие, дневной сервис, ночные смены |
| Расходные материалы | кто закупает, какие нормы, где хранит |
| Оборудование | что должно быть у подрядчика на объекте |
| Требования к персоналу | оформление, медкнижки, форма, допуски |
| Контроль качества | чек-листы, обходы, отчётность, KPI |
| Условия договора | срок, оплата, ответственность, расторжение |
| Форма коммерческого предложения | единая таблица для всех участников |
Последняя строка важнее, чем кажется. Если участники подают предложения в произвольной форме, сравнивать их придётся вручную, и решающим фактором неизбежно станет итоговая цифра.
Экспликация: с чего всё начинается
Без перечня зон с площадями тендер бессмысленен. Подрядчик, который не знает точную площадь санузлов и протяжённость коридоров, считает наугад и закладывает запас либо, наоборот, занижает объём.
| Зона | Площадь | Покрытие | Особенности |
|---|---|---|---|
| Рабочие помещения | 620 м² | ковролин | 42 рабочих места |
| Переговорные | 85 м² | ковролин | 3 помещения, стеклянные перегородки |
| Коридоры и холлы | 210 м² | керамогранит | высокий трафик |
| Санузлы | 48 м² | плитка | 4 блока, 12 кабин |
| Кухня и зона отдыха | 60 м² | плитка | холодильники, кофемашина |
| Входная группа | 35 м² | керамогранит | остекление 40 м² |
| Лестницы | 95 м² | камень | 2 марша |
Такую таблицу составляют один раз, и дальше она работает и в тендере, и в договоре, и при контроле качества.
Регламент: главный раздел
Формулировки в регламенте определяют, что вы получите. Сравните две записи об одной и той же работе.
Плохо: «Уборка санузлов, поддержание чистоты в течение дня».
Хорошо: «Санузлы, 4 блока, 48 м². Ежедневно после закрытия: мытьё и дезинфекция сантехники, кабин, дверей, полов, зеркал, вынос мусора, пополнение расходников. В течение рабочего дня: обход каждые 2 часа с проверкой расходников, локальной уборкой и удалением загрязнений. Еженедельно: удаление известкового налёта, мытьё стен и перегородок».
Во втором варианте посчитать трудозатраты может любой подрядчик, и предложения станут сопоставимыми. В первом каждый заложит своё понимание, а разброс цен составит два-три раза.
Как посчитать стартовую цену
Заказчику полезно самому прикинуть справедливую стоимость до объявления тендера: это защищает от демпинга и от завышенных предложений.
- Считаем трудозатраты. Поддерживающая уборка идёт со скоростью 300-400 м² в час, генеральная 40-60 м², машинная мойка полов 1 500-2 500 м². Санузел с полным циклом это 20-30 минут на блок.
- Получаем часы. Объект из примера выше выходит примерно на 4 человеко-часа в смену при ежедневной уборке.
- Переводим в деньги. Часы умножаем на стоимость человеко-часа с налогами, добавляем химию, амортизацию, управление и прибыль.
- Проверяем по ставке за метр. Для офиса это 30-45 рублей за квадратный метр за выезд.
Предложение вдвое ниже расчёта означает, что участник заложил половину необходимых людей. Такой договор разваливается на втором-третьем месяце.
Критерии оценки и их веса
| Критерий | Вес | Как проверять |
|---|---|---|
| Цена | 40% | приведённая к единой форме КП |
| Численность и часы на объекте | 20% | указаны в предложении |
| Опыт на аналогичных объектах | 15% | действующие договоры, контакты |
| Оснащение | 10% | перечень техники, готовность показать |
| Персонал и его оформление | 10% | штат, медкнижки, обучение |
| Финансовая устойчивость | 5% | ЕГРЮЛ, арбитраж, ФССП, отчётность |
Вес цены выше сорока процентов превращает тендер в аукцион, и выигрывает участник с наименьшей численностью. Вес ниже тридцати делает процедуру уязвимой для претензий о необъективности.
Проверка участников по открытым данным
- Сервис ФНС «Прозрачный бизнес»: статус юрлица, дата регистрации, адрес, признаки массовости.
- Выписка ЕГРЮЛ: виды деятельности, руководитель, учредители.
- Картотека арбитражных дел: споры с заказчиками и с собственными сотрудниками.
- Банк данных ФССП: открытые исполнительные производства.
- ГИР БО: выручка и финансовый результат за последние годы.
- Сведения о численности: соответствует ли штат заявленному масштабу работ.
Компания, зарегистрированная три месяца назад, с одним сотрудником по данным ФНС и обещанием вывести бригаду из шести человек, закроет объект силами случайных людей без оформления.
Что запросить у финалистов
- Расчёт численности с обоснованием: сколько человек, на сколько часов, по каким нормам.
- Перечень оборудования, которое будет на объекте.
- Список используемой химии с документами.
- Порядок замены сотрудника и срок вывода замены.
- Два-три действующих объекта того же профиля с контактами для звонка.
- Проект договора со всеми приложениями.
- Схему контроля качества и форму отчётности.
Звонок действующему заказчику даёт больше, чем весь пакет документов. Спрашивать стоит о трёх вещах: соблюдается ли численность, как быстро реагируют на замечания и менялся ли состав бригады за последние полгода.
Ошибки, из-за которых тендер даёт плохой результат
- ТЗ без периодичности. Участники считают разное, предложения несопоставимы.
- Нет экспликации. Подрядчики считают по общей площади и не видят реальную трудоёмкость.
- Вес цены 60-70 процентов. Побеждает демпинг, договор расторгается через два месяца, тендер приходится проводить заново.
- Нет требования указывать численность. Ключевой параметр остаётся за скобками, а именно он определяет качество.
- Отсутствие осмотра объекта участниками. Смета вслепую всегда либо завышена, либо занижена.
- Игнорирование стартовой уборки. Новый подрядчик принимает объект в запущенном состоянии и получает претензии с первого дня.
Частые вопросы
Что обязательно должно быть в ТЗ на клининг?
Экспликация зон с площадями и покрытиями, регламент с периодичностью каждой операции, требования к численности и персоналу, порядок контроля и единая форма коммерческого предложения.
Как понять, что подрядчик занизил численность?
Посчитайте трудозатраты по нормам: поддерживающая уборка 300-400 м² в час, генеральная 40-60 м². Если заявленных часов меньше расчётных, объём выполнен не будет.
Какой вес давать цене?
Тридцать-сорок процентов. Выше начинается аукцион, где выигрывает наименьшая численность, ниже появляются вопросы к объективности процедуры.
Нужно ли пускать участников на объект?
Обязательно. Смета без осмотра либо завышена, либо занижена, и в обоих случаях спор начнётся уже после подписания договора.
Как проверить участника до подписания?
По открытым источникам: ФНС, ЕГРЮЛ, картотека арбитражных дел, ФССП, бухгалтерская отчётность. Плюс звонок двум действующим заказчикам.
«Кристальный мир» участвует в тендерах на обслуживание коммерческих объектов в Саранске и готовит расчёт с обоснованием численности. 18 лет на рынке, более 350 сотрудников. Расчёт и консультация: +7(927) 276-39-75. Смотрите также: уборка помещений, аудит клининга, аутсорсинг уборки.
